martes, 25 de diciembre de 2007

Administracion del tiempo

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Aprendizaje clave
La percepción de no tener tiempo se debe a una mala selección o distribución de las acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.
El tiempo
¿Qué es el tiempo?“¿Para qué es el tiempo? ¿Quién puede explicarlo fácil y brevemente? ¿Quién puede tanto comprenderlo mentalmente como expresarse al respecto? y sin embargo, ¿qué puede ser más familiar y más mencionado concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?.
Características del tiempo
Frases para reflexionar 1. El más importante de los recursos. 2. El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo. 3. Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se nos acaba. 4. Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse. 5. El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede realizarse sin tiempo. 6. Recurso insustituible. 7. Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo. 8. Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.
Gestión Efectiva del Tiempo
Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para determinar acciones. Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar más horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 o más. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.
Tiempo de calidad
La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente dice darle importancia a ser productivo y sin embargo invierte muy poco tiempo en organizarse y en encontrar maneras de ser más enfocado y eficiente. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante.El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.
¿Cómo administro mi tiempo?Agenda· Citas. · Proyectos. · Actividades por realizar. · Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.
Uso del teléfono
· Antes de llamar, planifica la conversación. · Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas. · Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él. · Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla. · Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia. · Escribe menos, usa más el teléfono. · Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta. · No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes. · No contribuyas a conversaciones innecesarias. · Promueve citas personales en vez de permitir visitas inesperadas. · Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?
Reuniones· Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él. · Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema. · Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Distorcionadores de tiempo internos· Falta de prioridades. · Falta de planes. · Objetivos no claros. · Dejar cosas para después. · Intentar hacer muchas cosas a la vez. · Falta de autodisciplina. · Falta de habilidad y conocimientos. Soluciones· Reflexión · Decisión · Disciplina · No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos
Administración de Actividades
· Diseño de Objetivos. · Planes de contingencia. Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o en actividades innecesarias.Puedo realizar una planificación eficaz si:· Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas. · Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea. · Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré. · Organizo mis tareas por orden de prioridad. Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:· Sean de tiempo definido. · Estén definidas clara y específicamente. · Sean realistas. Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos
Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecución de los objetivos.Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fácilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia dónde dirigirnos.Aprendiendo a Priorizar¿Como planear el día?Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del año siguiente, descarta los días festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. Asegúrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Agrega todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las actividades.Las tareas diariasUna disciplina esencial es elaborar un programa para el día. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y también de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en hojas por separado, si la estructura de trabajo así lo requiere.Habitúate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica después si tu estimación fue realista.Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones: urgencia e importancia. Convencer al director ejecutivo, en la reunión de las 16:00 hrs., de autorizar las nuevas campañas de ventas, sí es urgente e importante.Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. La razón de tiempo-beneficio puede ser aquí una buena guía. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera.A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. :C: Podría hacerse hoy.Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y B, pero no permitas que eso te desanime. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo habrás hecho cosas importantes, que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo.Algunas personas gustan hacer la planeación diaria al comenzar el día. Verifica integralmente el plan para el día, para ver si hay algún vacío o algún tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso. Es recomendable planificar las actividades laborales con anticipación y durante el día ser flexible con los tiempos programados si aparecen imprevistos.Una alerta: si te descubres traspasando un elemento de la lista de un día para otro, puede ser señal de que lo estás postergando. Examina el punto cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso.Revisa cada día identificando los éxitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar excusas para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales.

EFICIENCIA EN TU LUGAR DE TRABAJO
Efectividad del tiempo en tu zona de trabajoEn nuestro lugar de trabajo, regularmente nos encontramos a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestras dependencias en una plataforma para la acción efectiva.El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el área de trabajo no está bien organizada.Tu lugar de trabajo debe estar organizado de acuerdo a las funciones que desempeñas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo específico que tengas entre manos. Eso te invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentración es una gran ahorradora de tiempo.Da una mirada objetiva a tu escritorio la próxima vez que te sientes ante él. ¿Hay encima un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden, éste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensión y frustración. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas.Una vez que tu escritorio esté despejado, verifica que esté organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolígrafos, clips, regla, lápices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez más la sabia regla tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.Despejar tu escritorio debe convertirse en un hábito. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el trabajo de mañana.InterrupcionesLas interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda más resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas.Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo óptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de máxima eficiencia.Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la mañana, al iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los demás son mínimas.En el caso del teléfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar ese tiempo específico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del día, ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano.RESUMEN Y CONCLUSIONES PRÁCTICAS
En resumen: necesitas identificar la porción de tiempo sobre la que tienes el control. Después desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnología adecuada. Debes concentrarse en las actividades que más te retribuyan en términos de resultados.Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo óptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera mayor concentración. Si es posible, establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando haya asuntos presionantes.Después, establece objetivos semanales, y desarrolla un plan para realizarlos, que contemple un dia de la semana, para determinar estados de avance. Mantén cierta flexibilidad para poder responder a situaciones inesperadas. Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir que se requieran para alcanzar tus objetivos.Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana típica; después examina tus actividades. Con este análisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo.Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situación personal.
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