viernes, 14 de diciembre de 2007

negociacion

 

Negociación
La negociación es el proceso por el que las partes interesadas resuelven conflictos, acuerdan líneas de conducta, buscan ventajas individuales o colectivas o procuran obtener resultados que sirvan a sus intereses mutuos. Se contempla generalmente como una forma de resolución alternativa de conflictos.
El proceso de Negociación

1. Problema
Primero, identifique el problema y describa los síntomas de la situación actual que sean inquietantes.
El problema es la brecha entre los síntomas que nos disgustan y la meta.

2. Análisis
Diagnostique el problema. Haga una lista de sus posibles causas. Al compilarlas, recuerde que no es necesario que sean correctas, sino creíbles.
3. Estrategias de Solución
Los diversos diagnósticos a menudo indican un conjunto de caminos igualmente variados que podrían solucionar el problema.
4. Ideas de Acción
Los enfoques generales que ocupan el cuadrante tres, necesitan cada uno un plan de acción especifico para ser efectivos.
d) La Visión Sistémica
No obstante, cada día gana terreno la percepción que el proceso de negociación es algo mucho más complejo que una solución de tipo lineal y depende de una multiplicidad de factores interrelacionados.
Se fortalecen así las visiones holisticas y/o sistémicas que buscan establecer las interrelaciones e influencias mutuas que existen entre las diferentes partes y los sub-sistemas involucrados  en cada fase del proceso, comprendiendo de paso que se trata de situaciones abiertas y de una alta complejidad.
Este camino, está todavía por recorrerse y por estructurarse.


Estableciendo los estándares de una buena negociación
Pensar en la negociación ideal es pensar en una utopía. Sin embargo, cuando se lleva a cabo, siempre alguien gana un poco más que el otro y establecer los estándares para una buena negociación es muy factible, al igual que mejorar cada vez más nuestras acciones y estrategias en el dominio del arte de negociar y que ambas partes salgan ganando.
Algunos problemas típicos en las negociaciones ordinarias de la gente de negocios en México (Análisis de frustraciones comunes en el proceso de negociación)
• Ambas partes en la negociación siempre buscan lo mejor para cada quien sin pensar en el otro.
• Sólo pensamos en nosotros, que hay para mí, y no cual es el beneficio del otro.
• Al "abrirnos de capa" y enseñar nuestros intereses, muy probablemente, el otro tome ventaja y aproveche nuestra situación para obtener mayor poder en la negociación y como resultado acabamos cediendo mas de lo que inicialmente pensábamos ceder.

• Cuando una de las partes es un comunicador directo, y esto, al comunicarse en el proceso de negociación sea demasiado agresivo y terminemos con malos entendimientos o bien frustraciones continuas.

• Una de las partes sea tan indirecta que no tenga el valor de afrontar la realidad en la negociación y decir directamente que NO llegaremos a un acuerdo de esta forma y hay que buscar otro tipo de arreglo o bien seguir adelante con otros negocios y olvidar el que tenemos en cuestión.
• Cuando una de las partes oculta la verdadera razón de por que se esta llevando mas tiempo de lo esperado para llegar al acuerdo.

Estas son entre otras las situaciones que hemos observado se repiten consistentemente en una y otra negociación en nuestro entorno de negocios.
¿Qué debemos de hacer para evitar tanta frustración y desgaste entre las partes?
• Desde el principio de la negociación:
• Ser Claros y directos
  Ser Honestos
• Abordar al problema con agallas
• No tener miedo de preguntar o pedir
• Ser nosotros mismos
• No aparentar que todo va bien, cuando el barco se esta hundiendo
• No tener pavor al rechazo
¿Qué podemos hacer para estandarizar las características de una buena negociación?
• Primero recordar que no todas las negociaciones son iguales (cambian de acuerdo a situación, numero de jugadores, el asunto en cuestión, el proceso, el "timing", la cultura, el medio ambiente", etc.)

• Entender el contexto en el que se esta llevando la negociación en curso • Analizar el caso primero como único y luego comparar con casos anteriores, solo como referencia
Preguntarnos las siguientes "Ocho Preguntas CLAVE", 8 PC's.

PC1: ¿Conocemos al cliente y a todos los tomadores de decisiones?

PC2: ¿Conocemos las necesidades de todos los tomadores de decisiones y de quienes influyen la decisión?
PC3: ¿Realmente podemos competir esta negociación o bien nos están usando de referencia?
PC4: ¿Podremos ganar y de ser así valdrá la pena?

PC5: ¿Cuál es el motivo o razón por la cual esta negociación se esta llevando a cabo, si existen más de dos, cuales son los prioritarios?

PC6: ¿Qué tan importante o urgente es el proyecto para el otro?

PC7: ¿Qué tan relevante somos nosotros como proveedores de servicio?

PC8: ¿Qué tan rápido es el cliente en responder nuestras llamadas de teléfono o correos, o cualquier tipo de comunicado?

Estas ocho preguntas clave nos servirán de termómetro y nos ayudaran a evaluar que tan cerca o retirados estamos de alcanzar un acuerdo con el cliente. Por ejemplo, si no tenemos ni idea que tan importante y urgente es llegar a un acuerdo con el cliente, y que tan relevante somos, como proveedores, quizás estemos perdiendo nuestro tiempo. O bien si el cliente, se demora demasiado en contestar nuestros correos electrónicos, o bien nuestros comunicados y continuamente nos evade o bien pospone, muy probablemente esta evitando confrontarnos directamente y decirnos "NO", lo mejor en estos casos es ser directo con el cliente, y afrontar la realidad, seguir adelante con otras oportunidades de negocios, y poner en "stand by" la que estamos negociando con este cliente específico.
Entonces para estandarizar las características de una buena negociación, va más allá que las tácticas y estrategias de negociación. Es entrarse al proceso desde la prospección de cliente y evaluación de la oportunidad del negocio metodológicamente, a través de los pasos de identificación de tomadores de decisiones, identificación de sus necesidades y elaboración de presentaciones y propuestas exitosas para llegar al cierre efectivo.
Estableciendo el Proceso
El resultado de una negociación exitosa lo podemos predecir si hacemos bien nuestra tarea en el proceso de negociación antes de entrar a negociar.
Los pasos a seguir para poder pronosticar con mayor precisión resultados esperados de la negociación exitosos de las partes son:

1) Buscar información a detalle de la otra parte.
2) Analizar a fondo por que nos necesita el otro.
3) Investigar que ofrece la competencia y como podemos superar la oferta.
4) Averiguar el "timing" del trato, ¿qué tan urgente es para nuestro cliente?
5) Asegurar que tenemos todos los puntos críticos de los tomadores de decisión del cliente y de nuestra empresa (venta interna).
6) Tener referencia de casos exitosos con otros clientes de proyectos o situaciones similares.
7) Tener un plan de pagos bien definidos.

Tácticas de Negociación
Existen tácticas comunes de negociación que se aplican en diferentes puntos del proceso de negociación. Entre las tácticas más comunes están las siguientes:
El Bueno y El Malo: Uno establece la relación y el otro consigue el contrato. Sin embargo existen ocasiones en que se tiene el Malo y el Malo y como táctica hay que cambiar al Malo por un Bueno. Sobre todo en donde no existe una química aparente entre ambas partes.

Los Poderes limitados: Táctica comúnmente utilizada para ganar tiempo y no comprometerse para consultarlo con los superiores autorizados en dar mayores concesiones.
El restante, la sobra o la migaja: Esta táctica consiste en pedir algún detalle adicional de lo que se está comprando. Mi madre tenía una tienda de novias y desde muy pequeño le aprendí dos valiosos conceptos, 1) la excelencia en la atención a clientes, 2) la seguridad de la calidad de sus servicios y productos, en cuanto a mi padre le aprendí dos más que es 3) la perseverancia y La disciplina.

No había cliente que no traía menos de tres personas de acompañantes al negocio de novias pero todos eran atendidos como reyes, les traía de comer, les pagaba su transportación y al final de un día muy largo los enviaba con su competencia a que ellos mismos se convencieran de la calidad de sus productos. La gente terminaba regresando al negocio de mi madre y ella además les regalaba un accesorio de novias como un valor agregado más, antes de que se lo pidiera el cliente, con estas tácticas mi madre nunca dejó de tener clientes.
Participación activa: Al estar participando ambas partes activamente se crea una sinergia increíble con un trabajo en equipo tal que sola se da la solución ganar-ganar.
Petición de ayuda: Cuando se pide a la otra parte que se ponga en nuestros zapatos y piense que haría en nuestro lugar en una determinada situación, como convencería a nuestro jefe inmediato, cualquier gigante se hace pequeño por la naturaleza del mismo ser. Esta es una buena estrategia de negociación aplicable a determinado caso.
Como estas tácticas de negociación existen otras que se refieren en la literatura, sin embargo estas tácticas y estos factores que he mencionado hasta aquí no tendrían el impacto que podrían tener si no entendemos el proceso de negociación y donde estamos parados con respecto a éste.
El proceso de negociación es una metodología, sistematización mental de una serie de condiciones y causas que nos llevan de una etapa inicial a los términos finales con el fin de mejor las posiciones de tiempo, alcance y presupuesto. Este proceso consiste en cuatro grandes fases 1) pre - negociación, 2) negociación gruesa, 3)negociación fina, 4) post - negociación. El objetivo es el de saber en que etapa nos encontramos en determinada situación y saber que podemos hacer, que tácticas utilizar para poder ubicar nuestros esfuerzos eficientemente.

Pre-negociación
La base principal de esta fase es empezar a conocer cual es el verdadero interés detrás de la posición de las partes. Para esto se recomienda se cuestione a las partes con mucha creatividad hasta que se llegue al interés real. En esa fase se escucha sobre todo. Se investigan ambas partes a fondo. Se hacen preguntas sin comprometerse. Ambas partes exploran y buscan una lluvia de ideas. ¿Que pasaría si?, ¿Cuáles serian los puntos a ceder? La crítica de ideas no se recomienda en esta fase, especialmente para evitar que las ideas dejen de fluir. En otras palabras esta es una fase de simulación de la negociación, de invención de opciones, de expandir posibilidades sin llegar a un acuerdo.
Se recomienda:
- Entrevistar las partes que formarán el equipo de negociación
-  Conocer quien forma parte a priori.
Negociación Gruesa
Es típico que en esta fase la mayor parte de los negociadores exitosos concedan la mayor parte de los puntos que no son tan importantes como estrategia inicial y en la siguiente fase ya no se concede prácticamente nada se trata de conseguir los puntos finos. Esta no es una regla general, sin embargo hay quienes toman la estrategia contraria dan pocos puntos al principio y cambian al final.


En esta fase se recomienda:
- Entender la posición de la otra parte
- Seguir cuestionando para encontrar el interés
- Dar opciones preguntando
- Tener la creatividad de invención de opciones
- Comparar con los estándares de la industria en cuestión
- Tener Alternativas (Plan B por si falla el Plan A)
- Identificar los puntos importantes para el cliente
- Escuchar pro activamente
- Dejar los puntos más difíciles para la negociación final

Negociación Final
Esta es la fase de los pequeños detalles que hacen que se de o no la negociación, de esta fase depende si fue eficaz la negociación o no.

- Se recomienda se cheque a detalle
- Revisión de abogados de ambas partes
- Negociar los puntos más difíciles
- No presionarse
- Llegar a un acuerdo preliminar
Post-Negociación 

Esta fase es la del papeleo, primera piedra y formalización. Aquí se recomienda:
- Se termine adecuadamente ya que todo mundo quiere empezar los trabajos y se olvidan del archivo.
- Se cierren los últimos detalles
- Se mantenga un archivo de lecciones aprendidas para futuras negociaciones

Para ser negociador exitoso se necesita:
- Moderación
- Objetividad
- Capacidad Analítica
- Paciencia
- Saber Trabajar en Equipo
- Coordinación
- Tener el tiempo de su lado
- Flexibilidad
- Adaptabilidad
- Habilidad de ponerse en los zapatos de otros
Para salir triunfante de una negociación se necesita:
- Pensar Positivo
- Conocimiento de fondo
-   Estar en el momento adecuado
-   Invertir Tiempo y Recursos
-   Gama de Estrategias
-   Mente Abierta
-   Flexibilidad
-   Convencerse a sí mismo
-   Tener seguridad de sí mismo.

Barreras a las negociaciones exitosas

Las negociaciones no son confrontación. Por el contrario de confrontación las negociaciones deben caracterizarse porque las partes trabajan conjuntamente para encontrar un solución, en lugar de que cada parte trate de ganar. La actitud que se tenga para negociar será la que determine el tono de la interacción. Si el tono de una de las partes es hostil y agresivo, ese será el tono de la negociación. Si por el contrario hay ánimo de cooperación, el tono de la negociación será cooperativo. Si el tono es de confrontación lo que se tendrá es una buena pelea.
Tratar de ganar a toda costa. No debe confundirse un partido de tenis con una negociación. Cuando hay ganadores, hay perdedores. Esto en las negociaciones crea inmensas dificultados para llegar a acuerdos. El punto de vista adecuado en una negociación es tratar de encontrar soluciones en las cuales todas las partes sean ganadoras. Hay que esforzarse por no ver la negociación, como un concurso que se debe ganar a cualquier precio.

Las emociones oscurecen el entendimiento. El peor enemigo en una negociación es perder la racionalidad. Las emociones de cualquier tipo son malas consejeras e impiden allanar los caminos hacia acuerdos de forma constructiva. Es importante mantener en todo el proceso de negociación total control de nuestras emociones.

No mantener algún grado de empatía. Dado que en una negociación se trata de conseguir soluciones aceptables para ambas partes, es necesario entender las necesidades de la otra parte y sus deseos en relación con el asunto del cual se está tratado. Si no conocemos ni entendemos las necesidades de la otra parte, será imposible que negociemos apropiadamente. Comúnmente, cuando nos tomamos la molestia y el tiempo para entender a la otra parte, siempre descubriremos que los desacuerdos no son significativos.

Enfocarse en la personalidad, no en el asunto específico
Cuando la otra parte no nos agrada, tenemos la tendencia a enfatizar lo difícil que es tratar con esa persona en particular. Cuando esto ocurre, toda negociación se hace imposible. Hay que enfocarse y pensar solamente en los hechos que se trata, poniendo a un lado nuestro grado de desagrado relacionado con la persona individual.

Discusión no es parte de una negociación. Cualquier discusión que se suscite en una negociación es contraria a los acuerdos que se espera. Los fundamentos de toda negociación deben basarse en "hechos", no en "opiniones". Estas últimas son las que generan las discusiones. Debe evitarse la discusión en toda negociación seria y que pretenda llegar a acuerdos.

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