martes, 8 de enero de 2008

caracteristicas y direccion de un proyecto (II)

Los puntos de control marcan una fecha cronológica concreta, y la realización de algo. lo que nos lleva de un evento a otro y de éstas a las estaciones, y así sucesivamente hasta cumplir los objetivos del proyecto y satisfacer el designio, son las Actividades. Las Actividades: son las tareas que deben cumplimentarse para realizar el proyecto. Es preciso no descuidar ninguna de las actividades necesarias para culminar el proyecto, por insignificante que parezca.
I.- Control de:1.1.-Llenar lista de control. a) Realizar la forma de control inventario b) inventariar.1.2.- Codigo del producto. c) Colocar en cada producto el codigo correspondiente.1.3.- Control por computa- d) Dar de alta en la computadora.II.-Facturación 2.1.- (similar al anterior)
Seguimiento y motivación: las estaciones y los eventos proporcionan asimismo un medio útil para programar y para realizar el seguimiento del proyecto. Es conveniente que todo el equipo del proyecto tenga una idea clara de los puntosdel mapa por donde hay que pasar para llegar a destino. sin esa guia, podrían perder la orientación y dejar de alcanzar tal o cual objetivo, compremtiendo el proyecto entero.
Al proporcionar a la gente en conjunto bien concebido de estaciones y de eventos, se facilita un mapa que les permite controlar su avance y mantiene vivo el interés en el proyecto. Determinar las relaciones entre las actividades: Una vez se dispone de una lista de actividades de que consta un proyecto, prodremos ir a la siguiente: determinar lasrelaciones entre las actividades pueden desarrollarse de manera simultanea. Estimaciones de tiempo y de otros recursos: Es preciso determianar el tiempo, dinero, personal, equipos y otros recursos que actividad va precisar. El proceso de estimación de las necesidades un cuanto recursos es particularmente difícil, porque predecir el futuro y además es muy posible que las situaciones cambien una vez puesto en marcha el plan. Una de las estrategias útiles para estudiar las actividades inciertas o escasmente conocidas es la de manejar tres estimaciones de tiempo:
-La primera estimación es la podriamos llamar optimista, por ejemplo, el tiempo mínimo necesario para hacer una cosa si todo macha bien.-La segunda estimación es la pesimista, o tiempo necesario en el supuesto de que hubiera muchas dificultades y mucha cosas salieran mal-La tercera estimación es la más probable, la duración de las actividades dentro de las actividades dentro de la distribución habitual de factores a favor y en contra. La duración real de una actividad de una actividad probablemente quedará comprendida entre la estimación más pesimista y la más optimista, de manera que la siguiente ecuación debe suministrar una estimación bastante ajustada.
tiempo previsto =
estimacion optimista +4x(estimacion probable)+estimacion pesimista---------------------------------------------------------------- dividido por 6
Ejemplo sobre las estimaciones de tiempoEn el ejemplo siguiente se muestran las estimaciones de tiempo del control de inventario.Estaciones Evento Actividades ¿actividad Tiempo Encargado anterior?
I.- Control de:1.1.-Llenar lista de control. a) Realizar la forma de control 2 horas Minerva inventario b) inventariar. a 1 dia Minerva1.2.- Codigo del producto. c) Colocar en cada producto a, b 1 dia Minerva el código correspondiente. 1.3.- Control por computa- d) Dar de alta en la computadora c 1 dia Minerva II.-Facturación 2.1.- (similar a la anterior)
Dibujar gráficamente el esquema del proyecto.-¨Para sacar el maximo partido de la actividad de planificación conviene dibujar una imagen de nuestro proyecto. Es util condensar toda la información reunida durante el proceso de planificación en un diagrama que sea fácil lectura y utilización.
Los diagramas de barras: estos tipos de diagrama se dibujan con facilidad y condensan la información acerca del programa del proyecto. El diagrama de barras consta de tres elementos básicos: la linea de tiempo, y una barra para cada actividad (longitud de cuya barra representa la duración estimada de esa actividad). Como titulo en la parte superior se coloca una descripción del objetivo.
Control de inventario.-
Tiempo previsto, en dias
A 1 2 3 4 5 6 +-------------+-----------+-----------+----------+-----------+-----------+ Lista de actividadesa) Realizar forma ___ de control. [###] ¨ ________b) Inventariar. [### ____] c) Colocar en cada ______ producto el codigo [______] correspondiente.______ d) Dar de alta en computadora [______] .
*A = Fecha actual ( # )
Los diagramas de flujo: el diagrama de flujo es algo mas complejo que los diagramos de barras, y no proporciona una visualización fácil de la marcha general del proyecto ni de la situación actual en que nos encontramos. Pero son de suma utilidad para identificar y seguir el flujo secuencial de las actividades crítica de un proyecto.El diagrama de flujo tiene tres elementos indispensables: las flechas, que representan las actividades; los círculos, que representan los eventos y las estaciones; y las estimaciones de tiempo, que se escriben al lado de cada actividad.
Dirigir a las personas como individuos y como equipo del proyectoEn la dirección del proyecto con éxito, la regla más básica y fundamental es la que dice es la que dice que no puede hacerlo usted solo. No existe ninguna fórmula fácil para dirigir a las personas que forman parte de los equipos de proyecto. En último término nuestras estrategias se fundan en la psicologia en saber que es lo que mueve a los seres humanos.
Conócete a ti mismo: sólo después de conocernos a nosotros mismo podremos empezar a entender lo qué mueve a los demás. Para conocerse uno mismo, es útil reflexionar sobre las experiencias pasadas. ¿ Cuales han sido nuestras victorias ? ¿Qué factores coadyuvaron al éxito ? ¿ Qué sensaciones nos produjo el mismo? ¿ En qué nós sentimos decepcionados ? ¿Qué haríamos hoy de otra manera ? ¿Sabría usted explicar en buen orden las leccio-nes de su vida, tanto las favorables como las desfavorables ?. Los estudios sobre eficacia directiva demustran qué aprenden más quienes saben extraer las lecciones de sus propias esperiencias. Una vez concluido un proyecto, por ejemplo, deberíamos dedicar cierto tiempo y energías a preguntarnos: ¿ Qué hemos aprendido de este caso ? ¿Hubieramos podido hacerlo mejor ? ¿ Qué haremos igual la próxima vez y qué haremos de otra manera ?. De este modo se produce una acumulación de conocimientos: la esperiencia de un año, repasada diez veces, puede valer por diez años de experiencias.
Otro motivo importante para adquirir conciencia de uno mismo es que nuestras expectativas acerca de los demás viene a ser como unas anteojeras que limitan nuestras apreciaciones acerca de ellos. En muchos casos vemos lo que esperábamos ver, y no lo que ocurre en realidad. Las espectativas son factores poderosos, son como marco de referencia en que encajonamos a la conducta de los demás. Si tenemos formada la opinión acerca de Fulano y Mengano, colaboradores nuestros en el proyecto, de que son unos perezosos, hagan lo que hagan Fulano y Mengano nos parecerán perezosos. Sólo una conducta diametral opuesta a nuestras expectativas podría obligar a nuestra manera de ver las cosas, y aun así nuestra contrariedad será inevitable, porque tendremos que reconocer que nos habíamos equivocado. Es importante que sepamos algo acerca de nosotros mismo y de nuestras expectativas antes de intentar conocer a los demás, sobre todo si nos vemos en la necesidad de motivar a los componentes de nuestro equipo de proyecto. El éxito que usted logre en lo de motivar a los demás probablemente dependerá de una reflexión sobre el alcance de lo que responda a estas dos pregunta:
1.- ¿Alguna vez en su vida ha cometido una estupidez ?2.- ¿Han conocido alguna vez a una persona no motivada?¿ Qué contestaría usted a, estas preguntas: sí o no ?
fuente mailxmail.com
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