viernes, 4 de enero de 2008

Redacción de propuesta de ventas y documentos de empresas

Al escribir, mucha gente intenta impresionar. Utiliza frases largas y complicadas juntamente con palabras enrevesadas. De hecho, estas frases no impresionan en absoluto, más bien lo contrario.

Tus lectores no están para ponerte nota, intentan decidir si la idea o el producto que les propones les interesa. Desean que la lectura sea fácil y directa, para así poder concentrarse en el contenido, en lugar de en el estilo.

Y en esto reside el quid de la cuestión. El secreto de una buena redacción pasa por conseguir una propuesta sencilla y fácil de leer. Tú no eres James Joyce, el director general no va a llevarse tu propuesta para echarle un vistazo en la playa, durante sus vacaciones, cuando sienta la necesidad de reflexionar o de leer algo inspirado.

Tus lectores buscan que el mensaje sea claro y sencillo. No les impresionarás con una redacción "brillante". Si tus frases son cortas y sencillas, te estarán profundamente ! agradecidos. De todos modos, es más que probable que no entiendan la mitad de esas palabras tan largas que otros utilizan, y hacerles sentir ignorantes e incompetentes no te va a granjear su simpatía.


Solución.- Por regla general, si no empleas una palabra en tu lenguaje diario, no la uses en la propuesta. Si no acostumbras a decir: "Permítame que llame su atención sobre el punto antes citado..." no lo escribas. Simplemente inicia con un: "Como ya he mencionado antes..."

Por lo tanto la primera regla de una buena redacción es escribir de forma sencilla:

-Párrafos cortos

-Frases cortas

-Palabras cortas

Algunas palabras son las culpables de que ciertas propuestas resulten difíciles de entender:

-Conectores ("hasta este momento", "a pesar de" y "etcétera").

-Términos pomposos ("de ahora en adelante", "de este modo" y "sucesivamente").
-Nunca intentes impresionar mediante la jerga. Utilízala sólo cuando no dispongas de otro recurso. Y en este caso, añade una explicación entre paréntesis, a menos que tus lectores sean buenos conocedores de la jerga en cuestión. Si tienes que utilizar a menudo la jerga, adjunta un glosario al final.

Capítulo: El estilo que vende

Existen una serie de palabras o frases que conviene evitar a toda costa. Todos sabemos que si el tiempo apremia, es tentador saltarse esto, pero procura no cometer ese error, porque en él se explica algo de suma importancia: cómo hacer que tu propuesta sea más convincente. Necesitas vender tu idea a los lectores y no deberías dejar escapar la oportunidad de hacerlo mediante el estilo o el contenido de tu propuesta.


Solución.-Aunque el argot se está imponiendo en todos los ámbitos, te recomendamos que utilices un lenguaje normal. Así, puedes hablar del "retrete" (siempre y cuando sea pertinente en tu propuesta), no tienes que emplear "servicio" o "aseo".

A continuación, encontrarás un resumen de los elementos más importantes:

-Utiliza sustantivos concretos. Los sustantivos son palabras que denominan cosas: coche, perro, vacaciones, teléfono, periódico. Y los que acabo! de enumerar son sustantivos concretos porque dan una imagen clara de algo específico. Los puedes utilizar sin miedo.

Los que tienes que evitar son los términos abstractos, especialmente los que no aportan una imagen visual. Por ejemplo: situación, actividades, actuación. A la gente le aburre leerlos, y le resultan más difíciles de entender. No siempre podrás evitar los sustantivos abstractos, pero a menudo sí. Por ejemplo, en lugar de decir "Cuando tenga en consideración...", di "Cuando considere...". Otro ejemplo: sustituye "el uso de la pala excavadora no es fácil" por "esta pala excavadora no es fácil de usar".

-Utiliza verbos en voz activa. Un verbo es un término que remite a una acción: correr, ayudar, encontrar, utilizar, exagerar, etc. Los verbos en voz activa son los que se utilizan cuando el sujeto de la frase hace algo: "ayer conocí a un cliente muy importante". El problema son los verbos en voz pasiva, en los que el sujeto reci! be la acción: "ayer fui conocido por un cliente muy importante". S on lentos y pesados, en contraposición a los verbos en voz activa que le confieren a la propuesta mayor vida, dinamismo y acción.


Solución.-Para estar seguro de que utilizas un verbo en voz activa, pregúntate quién lleva a cabo la acción y colócalo en primer lugar. Si fueses pisoteado por un elefante, el elefante es quien lleva a cabo el pisoteo. Inicia la frase con el sujeto y, entonces, lograrás una frase mucho más natural: el elefante me pisoteó.
Capítulo: El estilo que vende (II)

Continuamos explicando los elementos más importantes a tener en cuenta para mejorar su redacción.

-Evita los tópicos. El abuso de frases hechas hace que éstas pierdan significado y que el lector las obvie. Piensa que si recurres a expresiones como "cubrir las necesidades del cliente" o "una amplia variedad de productos y servicios", tu argumentación perderá fuerza. Casi siempre hay un modo mejor de decir lo mismo sin variar la frase. En lugar de "una amplia variedad de productos y servicios", por qué no los citas o, por lo menos, los sugieres: "cerca de treinta vehículos diferentes, desde deportivos de dos puertas hasta camiones de cuatro toneladas". Queda mucho más claro, y la frase proporciona al lector una imagen más precisa (además, también cambias sustantivos abstractos "productos" y "servicios" por sustantivos concretos).


Solución.- Para conseguir un estilo claro, en el que se escribe casi como se habla, dirígete al lector como "usted" y reserva la primera persona para tus intervenciones. Es correcto escribir "Podrá ver la mejora en unas pocas semanas" o "Me gustaría explicar cómo funciona...".

-No emplees frases grandilocuentes. El lenguaje comercial está lleno de frases grandilocuentes y vanas. Utilizarlas tiene el inconveniente de que el lector corre un mayor peligro de perderse en la frase o que le parezca que tu mensaje es como el del resto, lo que merma considerablemente el interés del documento. Dicho de otro modo, esas frases no te ayudarán a parecer una persona de mente despierta y un jefe dinámico.

Evita asimismo las siguientes expresiones: "Existe una expectativa razonable de que... (probablemente)"; "Debido a la situación... (dado que)"; "Ante esa eventualidad... (si)"; "Tomando en consideración factores como... (considerando)"; "Antes del momento en que... (antes de)". Bueno, supongo que entiendes a qué me refiero.

-Descarta los términos neutros. Llamamos términos neutros a palabras como "alterar", "afectar" o "expresar". Trata de utilizar un lenguaje más interesante y lleno de vida. Así, en lugar de "el nuevo horario flexible alteró la productividad", escribe "mejoró" o "disparó".
Capítulo: Adecuar el estilo al lector
Se entiende que es un concepto aproximado. No pretendemos que escribas como lo haría tu lector, sino que lo tengas en cuenta. Si la propuesta la va a leer un grupo de personas, bastará con que sigas las pautas generales que se explican en esta unidad didáctica.

Adaptar tu estilo al del lector es una de las formas subliminales de mostrarle que estás de su lado, ya que éste siente que pertenecéis al mismo tipo de personas. Así, si el lector es mucho mayor o mucho más joven que tú, adecua tu estilo a esa circunstancia.


Tipos de lectores.-Lectores conservadores: si tu lector estudió hace cuarenta años, es probable que se fije más en la "corrección" de tu gramática (o mejor dicho, en lo que se consideraba correcto hace cuarenta años). En estos casos, extrema la prudencia y escribe frases intachables. Si no conoces al lector de tu propuesta pero sospechas que podría tener una visión conservadora del lenguaje, evita las expresiones coloquiales y las palabras excesivamente modernas. Y no inicies ninguna frase con un "y".

-Lectores jóvenes: de igual modo, no utilices palabras excesivamente anticuadas en propuestas para lectores jóvenes porque les harías sentir extraños. No es necesario que desoigas las pautas gramaticales lógicas, pero no te obsesiones con la corrección. Los lectores sentirán que estáis en la misma onda.

-Lectores con capacidad limitada: puede que tu lector sea una persona extranjera que no domine bien el idioma. O puede que tu jefe sea algo disléxico. Si sabes que el lector tiene problemas de comprensión debidos a la causa que sean, adapta el nivel de dificultad del texto. Si el lector no habla bien tu idioma, tal vez fuera mejor traducir la propuesta al suyo. Si eso no es posible, sustituye las palabras más complejas por otras más habituales como, por ejemplo, "labor" por "trabajo", etc.

Solución.-Si dudas si una frase es la indicada para el estilo y la personalidad del lector, ve sobre seguro. Si no se te ocurre una alternativa segura que diga lo mismo pero de forma más suscinta, utiliza el truco siguiente: imagina que estás haciendo una presentación en una sala llena de público (lo que, después de todo, no es más que una propuesta oral en lugar de escrita). Si utilizarías esa palabra o esa frase en una presentación, inclúyela sin miedo en tu propuesta. De lo contrario, abstente.
Capítulo: Lo políticamente correcto
Este es un asunto que despierta pasiones, independientemente del punto de vista. Pero, de hecho, lo que importa no es tu opinión sino la del lector. Si dudas, ve sobre seguro. Lo cierto es que en esta cuestión, las personas que no siguen la corriente actual producen muy mala impresión. Así que, asegúrate de que en tu propuesta no se encuentren argumentos que impliquen discriminación por cuestiones de raza, de edad, de sexo o de cualquier otro factor, al margen de lo que pienses en realidad.

Lo más difícil es evitar los argumentos machistas. El resto de asuntos considerados políticamente incorrectos son más fáciles de obviar. Pero hablar de personas reales sin hacer distinciones de género puede resultar complicado. A continuación, encontrarás unas pautas que te ayudarán a lograrlo:

-Utiliza el plural: en lugar de "El país espera que cada hombre cumpla con su deber" escribe "El país espera que todos cumplan con su deber".

-El uso simultáneo de "él/ella" u "o/a" es políticamente correcto aunque suele llamar demasiado la atención y no siempre es lo más indicado.


Explicar claramente.- ¿Conoces el ejercicio que consiste en explicar qué es una escalera de caracol sin utilizar las manos? En algunas ocasiones puedes incluir diagramas o dibujos en la propuesta, pero nunca cuando trates de explicar un concepto abstracto. Es más, como no estarás presente cuando los lectores lean el documento, no podrán pedirte que repitas algo, como ocurriría en una presentación.

Una de las soluciones que mejores resultados da es emplear ejemplos. Un buen ejemplo puede marcar la diferencia a la hora de comprender un concepto complejo. Por ejemplo, (lo ves, pongo en práctica la pauta), hace poco me referí a los sustantivos concretos. Si no supieras lo que es un sustantivo, no entenderías nada. Bastaría con que citara un ejemplo o varios (coche, perro, vacaciones, teléfono, periódico) para que comprendieses la idea.

Capítulo: Utilizar metáforas y analogías

Existen mecanismos de gran valor ideados para explicar ideas abstractas. Por ejemplo (ya vuelvo a dar un ejemplo...), ya he explicado que una de las formas de convencer a alguien es, primero, darle a entender que estás de su lado para luego, llevarlo a tu terreno. A la hora de explicar un concepto abstracto, lo mejor es relacionarlo con una imagen clara y concreta.

Las analogías suelen iniciarse con un "es como...". Imaginemos que tratas de explicar el funcionamiento de las células blancas. Podrías decir: "es como si el torrente sanguíneo fuese un río infestado de pirañas. En cuanto aparece un elemento extraño, las pirañas lo atacan sin piedad y lo devoran para después volver a nadar plácidamente".

Es difícil pecar por exceso de ejemplos. Puede que algo que es evidente para ti, no lo sea para otros, por eso, si crees que el lector podría entender mejor el concepto con la ayuda de un ejemplo, no dudes en facilitárselo. Nadie se quejará porque le des un ejemplo que no necesitaba.

La clave del uso de ejemplos, metáforas y analogías es saber cuándo conviene sacarlas a colocación. Si estás escribiendo sobre un nuevo medicamento que trata problemas de corazón y tu público es un grupo de consultores senior especializados en enfermedades cardíacas, no tiene sentido explicar en que parte del cuerpo se encuentra el corazón. Pero si tu público son los pacientes, necesitarás incluir información que en el caso de los consultores se da por sentada.


Atención.- Si no tienes claro si tu propuesta incluye las suficientes explicaciones, pídele a un compañero o a un amigo que lea el borrador y te comente si es preciso añadir algo. Huelga decir que habrás de pedírselo a una persona que tenga un conocimiento del tema similar al de los lectores de la propueta
Capítulo: Empieza a escribir
Con todo esto ya puedes sentarte a escribir tus propuesta. Si sigues las pautas que te damos en este e-mail, no sólo lograrás una buena estructura sino también una buena redacción. Es conveniente que repases la gramática y el vocabulario del borrador.

La siguiente lista te recordará qué pautas has de seguir para escribir correctamente tu propuesta:


Lista de pautas.- Veamos:

-No lo compliques: párrafos cortos, frases cortas y palabras cortas.

-Utiliza un estilo convincente: términos concretos, verbos en voz activa, evita los tópicos, prescinde de las frases grandilocuentes, no uses palabras neutras y ten cuidado con los términos ambiguos.

-Consideraciones generales: adapta el estilo al lector, sé políticamente correcto, explica las ideas nuevas con ejemplos, metáforas y analogías.


Para la próxima vez.- Al igual que ocurría con la estructura de la propuesta, éste es el mejor estilo y también uno de los más rápidos, por lo menos, tan rápido como cualquier otro estilo eficaz. Pero cuando puedas disponer de algo más de tiempo, prepara varios borradores antes de llegar al estilo final.

Puede que prefieras escribir la propuesta de forma sencilla primero y, a continuación, repasar el texto de acuerdo a las pautas dadas en este capítulo: introducir ejemplos o analogías, repasar el vocabulario para descartar la presencia de jergas, tópicos y términos neutros.

Vuelve a escribir la propuesta añadiendo los cambios y échale un último vistazo. Por último, siempre que puedas, pídele a otra persona que la lea y te dé su opinión.

fuente: www.mailxmail.com

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1 comentario:

  1. Un vendedor que sabe plasmar sus ideas en papel, tiene un gran valor en sus manos. No cualquiera logra comunicarse de manera atractiva, fluida y sobre todo que despierte a atención del cliente.

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