Guía paso a paso para constituir o hacer una ONG en Chile

Estimados amigos, colegas, y futuros colegas:

¿Cómo hacer una ONG? ¿Qué pasos se deben seguir para constituir una ONG en Chile? ¿Hay alguna guía para hacer una ONG en Chile que sea paso a paso?

Estas y otras preguntas son comunes entre mis jóvenes estudiantes, o entre los profesionales más jóvenes.

La verdad es que existe mucho desconocimiento con respecto al tema, y aún los profesionales que trabajan en estas Instituciones desconocen cuales son sus maneras de financiamiento, o cómo se debe hacer su constitución.

La búsqueda en Internet nos arroja siempre cosas bastante generales, por lo que el paso a paso y donde encontrar la información se hace difusa, y a veces compleja.

 Ante lo anterior, intentaremos elaborar esta pequeña guía para satisfacer las dudas de los jóvenes profesionales que quieren incursionar en este sector y que sin duda puede darnos grandes satisfacciones.

 Vamos por tanto a separar esta pequeña guía en dos partes.

Una primera parte con respecto a antecedentes generales con respecto a ellas y a aclarar conceptos, y una segunda con respecto al paso a paso con peras y manzanas para poder constituir una ONG en Chile

Es menester insistir que enfocamos este tema exclusivamente en Chile, el que en todo caso no es muy diferente al resto de Latinoamérica.

Primera parte: Conceptos generales:

Lo primero es mencionar que las ONGs son Asociaciones.

 La ley 20500 es la que rige estas personas jurídicas sin fines de lucro y hace referencia a las asociaciones, fundaciones y corporaciones.

Al respecto, hay que partir entonces aclarando cuales son las diferencias entre estos conceptos

La Asociación es una comunidad de personas que son formadas en instituciones sin fines de lucro, normalmente sociales, aunque pueden ser culturales, deportivos u otros. Es decir, acá hablamos de un fin amplio

La Corporación es parecida, pero se diferencia en los fines, dado que estos son la protección de la actividad realizada por sus miembros, que generalmente es común a todos sus integrantes y por lo tanto normalmente es restringida a que los integrantes tienen algo en común en relación a un fín específico. Por ejemplo, la Corporación de amigos del cáncer

La Fundación por su parte, igual persigue fines parecidos a las anteriores, pero se diferencia en que acá hay un alguien que puso un patrimonio, por lo tanto nacen ante un patrimonio que administrar. Por ejemplo, la conocida fundación teletón

En la asociación o corporación lo importante son los fines y se constituyen en función de los fines que persiguen. La fundación se constituye en función del patrimonio a administrar para cumplir los fines que no tengan lucro.

En Chile, a pesar de sus diferencias, las corporaciones se llamarán también asociaciones

Cómo ya mencionamos... las ONGs son Asociaciones.

Un alumno en algún foro de Face me preguntaba "de quién dependen"...

La respuesta no de fácil lectura.

Yo respondí que si la pregunta apunta a una dependencia jerarquica o de supervisión por parte del estado o ministerio respectivo, la respuesta es que no dependen de nadie. Son organizaciones no gubernamentales totalmente autónomas de libre gestión.

Otro tema de conflicto son las fuentes de financiamiento, por lo que si la pregunta apunta a una dependencia económica, se debe decir que no dependen del estado.

Sus fuentes de financiamiento son la cooperación internacional, licitaciones públicas convocadas por el Estado, que actualmente son difundidas a través de la página de chilecompras o de convocatorias de gobiernos regionales o locales, ambos a través de concursos para proyectos; y la autogestión (servicios de asesorías, venta de productos, publicaciones, entre otras).

Entonces... ¿dependerán de alguien para su constitución?

Si la pregunta apunta a dependencia en su constitución, se debe decir que el marco institucional es regulado por el ministerio de justicia entregando la ley que las rige y los estatutos tipo que se deben utilizar.

Como veremos con detalle más adelante, la constitución de una ONG comienza con la validación de los estatutos a través del respectivo secretario municipal. Se sigue con la inscripción del “Registro Nacional de Personas Jurídicas sin fines de lucro” que lleva el registro civil (el que depende del ministerio de justicia).

Una vez validado este trámite en el registro civil, que es el momento en que la ONG nace a la vida, está el tema del  SII, y la patente municipal, elementos básicos para su funcionamiento práctico.
Ya veremos paso a paso todo lo anterior

Otro tema que mueve a conflicto son las leyes que las regulan

Por ahí hay una postura que establece que la ley 20.500  nace regulando aspectos no comprendidos en la ley 19.418 y es esta última quien las regula

Como se recordará, en Chile, la ley 19418 es la ley de organizaciones comunitarias y que no toca de modo alguno a las ONG . La ley que las regula es la ley 20.500 Sobre Asociaciones y Participación Ciudadana en la Gestión Pública.

Acá por favor no hay que confundirse: La ley 19418 de organizaciones comunitarias rige para las juntas de vecinos, clubes deportivos, centros culturales y similares La ley 20.500 rige para las Asociaciones, Fundaciones y Corporaciones.

Ignoro si esta última haya sido promulgada a raiz de regular campos no comprendidos en la anterior, pero lo concreto es que el secretario municipal cuando emite el documento que debe ser presentado en el registro civil, debe hacer referencia a la ley 20.500 y no a la 19.418, dado que si lo hace el registro civil negará su tramitación. Por otro lado, en los mismos estatutos se hace referencia a la ley 20.500.

Segunda parte: Como se constituye una ONG, paso a paso:

Hay que partir diciendo que no existe un procedimiento general, dado que todo dependerá de cómo la municipalidad respectiva entienda el tema, y especialmente que tan capacitada esté la persona que ocupe la secretaría municipal.

La creación de una asociación, corporación o fundación no es un tema que se dé todos los días, y de hecho, tanto en la municipalidad como en registro civil pueden (y suelen) estar bastante perdidos acerca de los procedimientos y de los requisitos.

Paso 1: Lo primero es juntar a la cantidad de socios necesaria para funcionar

A este respecto hay que ser bastante claros. NO HAY un número mínimo de socios para la constitución de una asociación, fundación o corporación. La ley no lo indica

Sobre la base de lo anterior, las posibilidades son varias y dependerá del criterio del secretario municipal respectivo.

Así, nos encontraremos con secretarios municipales que confunden estas organizaciones con las regidas por la ley de organizaciones comunitarias y en consecuencia les solicitarán 15 personas. Esto no corresponde, y sacarlos de allí es bastante difícil. En estos casos hay que solicitar apoyo al oficial del registro civil dado que normalmente suelen conocerse, o lisa y llanamente juntarle 15 personas y ahorrarse problemas.

Otros secretarios municipales solicitan un mínimo de 12 socios, basándose en la lógica que son los mínimos que se necesitan para funcionar. (Como se verá en los estatutos, mínimo 3 para el directorio, 3 para la comisión revisora de cuentas, 3 para la comisión de ética y 3 para la comisión de elecciones). Esto ya es aceptable

Otros secretarios municipales solicitan un mínimo de 9, basándose en la lógica anterior pero considerando que la comisión de elecciones no es imprescindible tenerla de inmediato. Esto también es aceptable.

Otros secretarios municipales desconocen totalmente el tema y solicitan 8 o menos. Esto no lo acepten. Puede que se las arreglen para conformarla, pero se arriesgan a que el Registro Civil les rechace la constitución en el trámite posterior

Por lo anterior, una buena idea es solicitar una reunión con el secretario municipal para saber cual es su criterio, dado que no siempre además es posible juntar muchas personas. 

Paso 2: Descargar los estatutos

Los estatutos tipos los pueden descargar de la página del ministerio de justicia en el siguiente link....
 http://www.minjusticia.gob.cl/modelos-estatutos-asociaciones-y-fundaciones/

Acá encontraremos diferentes modelos para asociaciones, y fundaciones  específicas. Recordemos que en Chile las corporaciones se tratarán como asociaciones

En nuestro caso, para crear una ONG, debemos ocupar el que dice "ONG de desarrollo"
Obviamente leerlo y tomar las decisiones para completarlo (frecuencia de reuniones, fechas. montos de asignaciones, etc) Analizar los cargos y funciones. El vicepresidente es opcional en el directorio

En los estatutos normalmente vienen que es una asociación, las asambleas ordinarias y extraordinarias, sus frecuencias, la calidad de socio activo, y un largo etc.

Hay que hacer mención que la comisión de ética, de revisión de cuentas y el tricel se deben elegir en la primera asamblea ordinaria, y esta no se realiza de inmediato. Se realiza en un mes determinado que queda colocado en los estatutos y es una vez en el año. (la asamblea de constitución no es una asamblea ordinaria) por lo que para iniciar y constituirse se debe tener claridad sólo de quienes formarán el directorio

Paso 3: Crear el nombre
El tema del nombre de la ONG no es menor, dado que el registro civil rechazará la inscripción en el registro de personas jurídicas sin fines de lucro si se topa o hay similitud con uno reciente, por lo que hay que partir pidiéndole al registro civil un informe de no coincidencia o similitud de nombre.

Para esto, hay que acercarse a la parte del registro civil donde se piden los certificados y pedir que nos pasen el formulario para solicitar el informe.

Este preciso momento normalmente es un caos.

Como esto no es algo de ocurrencia frecuente, los funcionarios del registro civil nos darán multiplicidad de respuestas. Dirán cosas como que ese documento no existe, que es la municipalidad quién les manda todo directamente, o que se solicita solamente por parte de la municipalidad.

Acá hay que decirle a los funcionarios que esto nos  lo solicita la municipalidad para constituir la asociación, que el registro civil lo entrega  y que  el formulario se llama:

 "SOLICITUD DE INFORME: NO COINCIDENCIA O SIMILITUD DE NOMBRE"

y que a la fecha en que escribo el presente post, está en el número 40 de su menú interno de cosas que se pueden solicitar.

En el formulario está en la esquina superior izquierda el logo del registro civil y su estructura es la siguiente

el título que dice:

FORMULARIO PARA SER PRESENTADO EN OFICINA PRESENCIAL
 "SOLICITUD DE INFORME: NO COINCIDENCIA O SIMILITUD DE NOMBRE"
Ley N°20.500 - Art. 548-3 Código civil

Mas abajo aparece el destinatario, que es la:

 unidad de personas jurídicas sin fines de lucro
Departamento de archivo general
presente

Por medio del presente solicito se verifique en el Registro Nacional de personas jurídicas sin fines de lucro si consta  alguna corporación o Fundación inscrita, cuyo nombre tenga coincidencia o similitud, con el siguiente nombre (Escriba con letra clara y imprenta)
(espacio para escribir el nombre)
 Los siguientes datos son obligatorios:
 Requirente: (nombre de quien lo pide)
 Correo electrónico: (email de quien lo pide)
 celular (teléfono de quien lo pide)
 Modo de respuesta (marcar con x sólo una opción)
 retiro por mano
 correo electrónico
 oficina de Registro Civil de
Firma requirente
En este post estamos detallando el formulario para que no hayan dudas cuando se los pasen
Si insisten en que no existe o que no se los pueden pasar, pidan de inmediato hablar con la jefatura del registro civil respectiva, que suelen estar más informados

A pesar del modo de respuesta que coloquen, el documento llegará por correo electrónico igual, por lo que procuren llenar todo con letra de imprenta y clara para que el envío no rebote, dado que esto es una espectacular pérdida de tiempo.

El registro civil tiene 7 días hábiles para responder. No hemos tenido experiencias en que se haya demorado más que ese plazo

Si les es más fácil, a la fecha en que escribimos este post, EN ESTE LINK de la página del registro civil aparece para la descarga el mencionado formulario en la parte de abajo de esa página, en el fondo y antes de los enlaces a otros sitios. Está como PDF y titulado como formulario solicitud. Pueden llenarlo y hacerlo llegar directamente al registro civil para que la oficina lo haga llegar a la unidad central que lo tramita

Antes de hacer lo anterior, te recomendamos ir avanzando para ganar tiempo consultando en ESTE LINK del portal de transparencia del gobierno de chile, donde está el registro nacional de las personas jurídicas sin fines de lucro. Puedes descargar el archivo y comparar el nombre que tienes en mente con los que hay en el registro para ir ganando tiempo, de tal manera que vayas a la segura cuando solicites el certificado al registro civil

Paso 4: solicitud de reunión o firma notarial

Para hacer la firma de los estatutos, hay dos maneras de hacerlo.

La primera es citar a todos a una reunión de constitución donde estará el representante de la municipalidad

o reducir los estatutos a escritura pública

Esta última opción es muy poco usada por el costo que implica, pero tiene la ventaja que se evita la reunión que por sí es compleja de coordinar,  y los futuros socios pueden ir a firmar a notaría de a gotas, y cuando hayan firmado todos, presentar el legajo al secretario municipal. Esto de que firmen de a gotas es una tremenda ventaja, pero el costo en el momento en que inscribimos este post está del orden de los $120.000 pesos chilenos que cobrará el notario.

Por lo anterior, lo normal es la solicitud de una reunión de constitución

Para solicitar esta reunión hay que hacer una carta dirigida al alcalde, en la cual se expone que se pretende formar una asociación y que solicitan un ministro de fe para ello.

No hay un formato preestablecido, pero un buen ejemplo puede ser el siguiente:

Sr(a)
Alcalde
I. Municipalidad de  XX
Presente:

 Junto con saludar cordialmente, quien suscribe viene a exponer y solicitar lo siguiente:
 Que, de acuerdo a la Ley Nº20.500.- Sobre Asociaciones y Participación Ciudadana en la Gestión Pública, Artículo 5º, 8º y 38º, y el Título XXXIII del Libro I del Código Civil art. 548.-, se solicita a Ud. lo siguiente:
 Que, autorice a un funcionario municipal para actuar como ministro de fe en la constitución de una Organización No Gubernamental  “ONG de Desarrollo”.
  Asimismo, deseamos señalar la disposición de los integrantes de esta futura organización para realizar las coordinaciones pertinentes con los funcionarios municipales que se requiera, a objeto de asegurar la correcta constitución de esta organización.
Sin otro particular, se despide atentamente,
Nombre
Rut
Fono Móvil
E-mail

Son muy importantes los datos de contacto, dado que la carta debe ser presentada en la oficina de partes de la municipalidad, guardándonos nosotros una copia timbrada como prueba de que fue entregada.

Si bien es cierto la carta está dirigida al alcalde, desde la oficina de partes la harán llegar al secretario municipal quién debería instruir a algún funcionario que nos contacte para afinar fecha y hora. Si pasado una semana no nos han llamado, deberemos gestionar nosotros

Este tema es otra situación que es conveniente tener aclarada de antemano, por lo que se ratifica la necesidad de una reunión de coordinación previa con el secretario municipal para este y todo el procedimiento.

Paso 5: Reunión de constitución

En la fecha y hora acordada se realizará la reunión de coordinación. Es importante detallar que el domicilio que indican los estatutos es el de la reunión de constitución, no el de la ong propiamente tal.

La reunión no debería durar más allá de 40 minutos en la que se leen los estatutos y firman los socios.

En la reunión se deben tener los C.I. de todos quienes van a firmar y los estatutos.

Hay secretarios municipales que piden además libro de actas y libro de socios

Durante la ceremonia se debe inscribir el nombre de la ONG (la organización debe preocuparse de que el nombre no coincida con otra, para esto se debe acompañar el documento pedido en el registro civil, su directorio provisorio por 90 días (3 a 5 directores), y según el criterio del secretario municipal, también podría ser solicitada la  inscripción de la Comisión de ética (3 personas) y la Comisión Revisora de Cuentas (3 personas)

Paso 6: Entrega del legajo

A más tardar a los 30 días siguientes al acto de constitución, se debe entregar al secretario municipal a través de la oficina de partes los estatutos firmados, fotocopia del C.I. de la directiva, y un certificado de antecedentes de la directiva.

Es conveniente mencionar que no pueden ocupar puestos directivos quienes tienen sanciones penales a través de una pena aflictiva

 El propósito es que la documentación sea revisada y derivada al Registro Civil en caso que no presente problemas

El Secretario(a) Municipal tiene 30 días hábiles de acuerdo al artículo 548 de la ley 20.500 para objetar fundadamente la constitución de la asociación, (la ley habla de los 30 días siguientes, pero se entienden hábiles de acuerdo a la normativa vigente de los actos administrativos de los funcionarios públicos)  si el plazo vence sin notificación de objeción, dentro de los 5 días hábiles vigentes vencidos los 30 días hábiles anteriores,  debe ser  remitida la documentación al Servicio de Registro Civil e Identificación para su inscripción en el Registro Nacional de Personas Jurídicas Sin Fines de Lucro.

Hay que hacer mención que el secretario municipal no puede objetar la constitución de la ONG si no se ha movido absolutamente nada de los estatutos originales. Sólo puede hacerlo si los estatutos han sido modificados

Si ustedes tienen cualquier duda, este tema es regulado en el artículo 548 del código civil que fue modificado por la ley 20.500

La comunicación con el secretario municipal debe haberse hecha previamente para saber como nos enteramos en qué va el asunto

Paso 7: Entrega al registro civil

La aprobación y el legajo de documentos debe ser llevado al registro civil para que sea la ONG incorporada al registro

Este trámite de acuerdo a la ley lo realiza la municipalidad y los entregará directamente al registro civil

Pero la ley también entrega la posibilidad a quien de parte nuestra está tramitando la ONG para que seamos nosotros mismos quienes lo llevemos. En esta situación, se  solicita una carta en que le debemos pedir por escrito la resolución. Recomendamos que lo haga la misma municipalidad para la comodidad nuestra

Cualquiera sea el caso, este procedimiento debe estar acotado desde el principio en la recomendable  reunión previa con el secretario municipal

Paso 8: Procedimientos posteriores:

El Servicio de Registro Civil e Identificación tiene 20 días hábiles para realizar la inscripción en el registro, y una vez cumplido ese plazo, es posible solicitar  el Certificado de Vigencia de Personalidad Jurídica Sin Fines de Lucro y Certificado de Directorio de Persona Jurídica Sin Fines de Lucro. (lo debemos solicitar nosotros una vez que se hayan cumplido los 20 días hábiles)

 Para ir al Registro Civil a verificar si ya está lista la inscripción en el registro de personas jurídicas sin fines de lucro, y pedir los certificados, es conveniente hacerlo llevando el certificado de no coincidencia de nombre que nos llegó por correo para evitar confusiones o errores ortográficos en la búsqueda. Ahora bien, hay que tener claro que el Registro Civil tiene 20 días hábiles para efectuar la inscripción, y estos 20 días se cuentan desde el momento en que la municipalidad les remitió el legajo al Registro Civil. No cometan el error de contar los días desde el momento en que ustedes les entregaron el legajo a la municipalidad, dado que esta no lo entrega de inmediato, obviamente lo revisan y a veces se les traspapela y así se va a atrasando su entrega. Para saber la fecha exacta en qué se entregó al Registro Civil hay que estar en comunicación con el secretario municipal respectivo.

Teniendo esa fecha Sí pueden comenzar a contar los 20 días hábiles, pero también les recordamos que el registro civil actualiza su registro público al final de mes, por lo que es conveniente ir el primer día hábil con posterioridad al mes en qué se cumplan los 20 días hábiles. Por ejemplo,  si los 20 días se cumplen el 22 de julio, para poder averiguar en el Registro Civil habría que ir el 1 de agosto.

Lamentablemente los funcionarios del Registro Civil solo tienen la opción de búsqueda en el registro por el nombre de la ONG o por el PRJ, (que es el registro de personería jurídica que entrega el mismo Registro Civil cuando la inscribe y que es el momento en que la ONG nace a la vida). A veces, cuando no la encuentran en el registro de búsqueda por nombre, los funcionarios, que como ya hemos dicho suelen estar bastante perdidos en este tema, nos pueden indicar que vayamos a la municipalidad para que ellá nos entreguen el PRJ.  No cometan ese error, dado que la municipalidad desconoce cuál es ese número de registro, puesto que cómo les hemos comentado, el PRJ es el número de personería que entrega el mismo Registro Civil y que no lo conoce a nadie más que ellos.
Lo que eventualmente les pueden solicitar si piden información a través de la línea 600 del registro civil, es el número de referencia que les dio la municipalidad en el envío, por lo que previamente deben haber rescatado copia del legajo enviado con secretaría municipal. No hay que confundir este número de referencia con el PRJ.

Como pareciera que están más informados, es mejor hacer la consulta telefónicamente a través de la línea de ayuda del registro civil. El número es el 6003702000

Una vez que el funcionario encuentra la ONG en el registro, es posible solicitar el Certificado de Vigencia de Personalidad Jurídica Sin Fines de Lucro y el Certificado de Directorio de Persona Jurídica Sin Fines de Lucro. En este último certificado se señala que la duración de la directiva es por 90 días.

Los certificados los pueden solicitar personalmente en la parte de entrega de certificados del registro civil indicando el nombre de la organización o el PRJ (este último de preferencia, dado que cualquier búsqueda se simplifica dado que este número es único para cada ONG).
Si tienen impresora e internet, los pueden solicitar directamente en www.registrocivil.cl en el link certificados en línea-certificados gratuitos-persona jurídica.
De ambas maneras los certificados son gratuitos.

Con los certificados de Personalidad Jurídica, de Directorio, Acta de Constitución y Estatutos, se puede comenzar a realizar los trámites en Servicio de Impuestos Internos:

Solicitud de Rut e Inicio de Actividades.

Para el último, una vez que la organización determine si tributará en 1ª o 2ª categoría se debe acompañar Contrato de Arriendo o de tenencia de la propiedad.

Los códigos de Actividades deben ser 919930 y/o 742190.

Este trámite  tarda lo que demore la atención, SII entrega la Colilla Provisoria de Rut (el original lo entregan en un plazo de tres meses aprox.) y la Inscripción al Rol Único Tributario y/o Declaración Jurada de Inicio de Actividades.

Antes de los 90 días transcurridos de la constitución de la ONG, se debe realizar la Asamblea de Socios donde se elija el Directorio Definitivo. El acta de dicha asamblea, con las firmas de los socios que avalen el proceso eleccionario, debe quedar en el respectivo Libro de Actas, del cual hay que presentar una copia al Secretario(a) Municipal adjuntándole la copia del Registro de Socios, a  objeto que valide el proceso y lo derive al Registro Civil (30 días aprox).

Luego, de ese plazo, el Registro Civil cuenta con 20 días para realizar las modificaciones correspondientes, de este modo, transcurrido los plazos se puede solicitar el Certificado de Personalidad Jurídica y de Directorio Definitivo.

Cuenta Bancaria. Banco Estado tiene a disposición para organizaciones de estas características la cuenta ISFL (Instituciones Sin Fines de Lucro, funciona como cuenta vista).

Para interactuar ante el banco los representantes serán  el Presidente(a) y Tesorero(a) de la ONG

Es importante tener en consideración que los trámites se facilitarán si los representantes ante el banco no tienen Dicom, cuestión a considerar en la elección del directorio definitivo.

La documentación solicitada por  banco Estado es:

a) Estatutos Protocolizados.

b) Certificado de Directorio Definitivo

c) Certificado de Personalidad Jurídica Vigente (emitida en un plazo menor a 30 días)

d) Certificado de Inicio de Actividades

e) Fotocopia de Cédula de Identidad de Presidente y Tesorero

f) Copia Acta Última Elección de Directorio, reducción a Escritura Pública Acta Sesión de Directorio.

g) Copia ROL por ambos lados

h) Acreditación de domicilio de Presidente y Tesorero

En la documentación que requiere Notaría se gastan mas o menos  $90.000.-  a la fecha en que escribimos este post

El trámite ante el banco tarda alrededor de tres semanas.

El trámite completo, desde la solicitud de la reunión con el secretario municipal, hasta tener la cuenta bancaria, son alrededor de 8 meses.

Por todo lo anterior, para poder partir, se debe tener la confirmación de al menos 9 o 12 personas con sus nombres completos y rut para confeccionar  los estatutos

Un abrazo a todos

El equipo de No Cruces el Río con Botas .NET